Thẻ Kho Là Gì? Tổng Hợp Mẫu Thẻ Kho & Cách Ghi

Thẻ kho là công cụ dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn của từng loại vật tư, hàng hóa tại kho. Việc lập thẻ kho đầy đủ giúp thủ kho kiểm soát số lượng thực tế, đối chiếu với kế toán và hạn chế sai lệch trong quá trình quản lý hàng tồn.

Trong bài viết này, SIDONN sẽ giải thích thẻ kho là gì, giới thiệu mẫu thẻ kho phổ biến và hướng dẫn cách ghi thẻ kho nhanh chóng, rõ ràng, phù hợp với hoạt động quản lý kho truyền thống và kho hiện đại.

Thẻ kho là gì?

Thẻ kho là sổ hoặc biểu mẫu được mở riêng cho từng mã hàng, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc thành phẩm. Thẻ được sử dụng tại vị trí bảo quản hàng hóa để ghi nhận các biến động tăng, giảm về số lượng sau mỗi nghiệp vụ nhập kho, xuất kho hoặc điều chuyển.

Thông thường, thủ kho là người trực tiếp ghi thẻ kho dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển hoặc chứng từ hợp lệ khác. Số liệu trên thẻ kho cần được cập nhật theo trình tự thời gian và thường xuyên đối chiếu với sổ kế toán chi tiết.

Về bản chất, thẻ kho tập trung theo dõi số lượng. Các thông tin về đơn giá, thành tiền và giá trị hàng tồn thường do bộ phận kế toán theo dõi trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.

Vai trò của thẻ kho trong quản lý hàng hóa

• Kiểm soát nhập – xuất – tồn: Cho biết số lượng hàng hóa đã nhập, đã xuất và còn lại tại từng thời điểm.
• Hạn chế thất thoát: Số liệu trên thẻ là cơ sở để phát hiện thiếu hụt, nhầm mã hàng hoặc xuất nhập không có chứng từ.
• Hỗ trợ kiểm kê: Doanh nghiệp có thể đối chiếu số tồn trên thẻ với số lượng thực tế trong kho.
• Phối hợp giữa kho và kế toán: Thông tin từ thẻ kho giúp kế toán kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ.
• Căn cứ lập báo cáo: Dữ liệu nhập, xuất, tồn được sử dụng để tổng hợp báo cáo tồn kho và lập kế hoạch cung ứng.

Nội dung cơ bản trên mẫu thẻ kho

Một mẫu thẻ kho thường bao gồm các nhóm thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp, bộ phận hoặc địa điểm kho.
• Tên vật tư, hàng hóa và mã hàng.
• Đơn vị tính.
• Mã hoặc số hiệu chứng từ.
• Ngày, tháng ghi sổ hoặc ngày phát sinh nghiệp vụ.
• Nội dung diễn giải nghiệp vụ.
• Số lượng nhập, số lượng xuất và số lượng tồn.
• Chữ ký hoặc xác nhận của người ghi thẻ, thủ kho và bộ phận liên quan nếu doanh nghiệp quy định.

Doanh nghiệp có thể lập thẻ kho trên giấy, Excel hoặc phần mềm quản lý kho. Dù sử dụng hình thức nào, dữ liệu phải dễ truy xuất, có khả năng đối chiếu và được bảo quản theo quy định về chứng từ, sổ kế toán và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp.

Mẫu thẻ kho tham khảo

Dưới đây là mẫu thẻ kho đơn giản, có thể sao chép sang Word hoặc Excel để sử dụng. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp nên điều chỉnh biểu mẫu theo đặc điểm hàng hóa, quy trình phê duyệt và chế độ kế toán đang áp dụng.

Lưu ý: Mẫu trên chỉ mang tính tham khảo. Một số doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu thẻ kho theo hệ thống chứng từ kế toán hiện hành, thường được biết đến với tên Thẻ kho (Sổ kho). Doanh nghiệp cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng và các quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm lập chứng từ.

Tải về mẫu thẻ kho Demo:

• Mẫu thẻ kho S12-DN theo Thông tư 200
• Mẫu thẻ kho S08-DNN theo Thông tư 133
• Mẫu thẻ kho Excel nhập – xuất – tồn

Hướng dẫn cách ghi thẻ kho đúng và nhanh

1. Ghi thông tin chung

Điền tên doanh nghiệp, tên kho, tên vật tư hoặc hàng hóa, mã hàng và đơn vị tính. Mỗi mã hàng nên có một thẻ riêng, đặc biệt khi các mặt hàng có khác nhau về quy cách, kích thước, thương hiệu, lô sản xuất hoặc hạn sử dụng.

Không nên gộp nhiều mã hàng vào cùng một thẻ vì dễ gây nhầm lẫn khi kiểm kê và đối chiếu dữ liệu.

2. Ghi số dư đầu kỳ

Số dư đầu kỳ là số lượng hàng tồn được chuyển từ kỳ trước sang. Số liệu này có thể căn cứ vào số dư cuối kỳ trên thẻ kho cũ, biên bản kiểm kê hoặc dữ liệu đã được kế toán xác nhận.

Nếu mở thẻ cho mã hàng mới, số dư đầu kỳ thường bằng 0, trừ trường hợp doanh nghiệp đã có tồn kho thực tế được ghi nhận qua biên bản kiểm kê hoặc chứng từ hợp lệ.

3. Ghi nghiệp vụ nhập kho

Khi hàng được nhập, ghi ngày phát sinh, số phiếu nhập hoặc số chứng từ liên quan, nội dung diễn giải và số lượng nhập. Sau đó cập nhật số tồn theo công thức:

Số tồn sau giao dịch = Số tồn trước giao dịch + Số lượng nhập – Số lượng xuất

Đối với hàng nhập theo nhiều lô có hạn sử dụng khác nhau, nên bổ sung thông tin lô, ngày sản xuất và hạn dùng trên phần mềm hoặc bảng theo dõi chi tiết.

4. Ghi nghiệp vụ xuất kho

Khi xuất hàng, thủ kho ghi số phiếu xuất, mục đích xuất hoặc bộ phận nhận hàng và số lượng xuất. Chỉ thực hiện ghi giảm tồn kho sau khi chứng từ đã được phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Trường hợp xuất một phần số lượng, cần ghi đúng số thực xuất, không ghi theo số lượng dự kiến. Nếu chứng từ bị hủy, điều chỉnh hoặc lập lại, phải có dấu vết xử lý để tránh ghi trùng hoặc bỏ sót giao dịch.

5. Cộng và đối chiếu cuối kỳ

Cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng, thủ kho nên cộng tổng số lượng nhập, xuất và xác định số tồn cuối kỳ. Tần suất thực hiện phụ thuộc vào quy mô kho, đặc thù hàng hóa và quy trình kiểm soát của doanh nghiệp.

Số liệu trên thẻ kho cần được đối chiếu với:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chứng từ điều chuyển.
• Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của kế toán.
• Số lượng thực tế qua kiểm kê.
• Dữ liệu trên phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống WMS nếu doanh nghiệp có sử dụng.

Những lỗi thường gặp khi ghi thẻ kho

• Không cập nhật giao dịch ngay sau khi nhập hoặc xuất hàng.
• Ghi sai mã hàng, đơn vị tính hoặc quy cách sản phẩm.
• Nhập nhầm số lượng giữa cột nhập và cột xuất.
• Không đối chiếu số tồn trên thẻ với tồn thực tế.
• Ghi đè hoặc xóa dữ liệu mà không lưu lại lịch sử điều chỉnh.
• Gộp nhiều lô hàng, hạn sử dụng hoặc vị trí lưu trữ vào một dòng theo dõi.
• Sử dụng cùng một mã cho các mặt hàng có đặc tính khác nhau.

Để giảm sai sót, doanh nghiệp nên thống nhất danh mục mã hàng, quy trình lập chứng từ và thời điểm cập nhật dữ liệu. Với kho có số lượng giao dịch lớn, việc ghi thẻ kho thủ công bằng giấy hoặc Excel có thể phát sinh độ trễ và khó kiểm soát lịch sử thay đổi.

Ứng dụng công nghệ thay thế thẻ kho thủ công

Trong mô hình kho hiện đại, dữ liệu thẻ kho có thể được số hóa trên hệ thống WMS. Nhân viên sử dụng mã vạch, QR hoặc thiết bị di động để xác nhận hàng nhập, hàng xuất, vị trí lưu trữ và số lượng thực tế.

Khi kết nối WMS với WCS, băng tải, máy phân loại, ASRS hoặc AGV/AMR, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu giữa hoạt động vật lý và hồ sơ tồn kho. Điều này giúp giảm thao tác nhập liệu, tăng khả năng truy xuất và hỗ trợ kiểm soát hàng hóa theo thời gian thực, tùy thuộc vào thiết kế giải pháp và quy trình vận hành.

SIDONN cung cấp các giải pháp logistics thông minh như WMS/WCS, ASRS, AGV/AMR, conveyor & sortation và robot công nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp muốn từng bước nâng cấp từ quản lý kho thủ công sang vận hành tự động. Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc chuẩn hóa mã hàng, chứng từ và dữ liệu tồn kho trước khi triển khai tự động hóa ở quy mô lớn.

Kết luận

Thẻ kho là công cụ nền tảng giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác tình hình nhập, xuất và tồn của từng loại hàng hóa. Một mẫu thẻ kho hiệu quả cần có thông tin rõ ràng, cập nhật theo chứng từ phát sinh và được đối chiếu định kỳ với kế toán cũng như tồn thực tế.

Nếu kho có nhiều mã hàng, giao dịch lớn hoặc yêu cầu truy xuất cao, doanh nghiệp nên cân nhắc số hóa dữ liệu bằng WMS và kết nối với các thiết bị tự động hóa. Liên hệ SIDONN để được tư vấn giải pháp quản lý và tự động hóa kho phù hợp với quy mô vận hành.