Picking là gì? Quy trình và phương pháp lấy hàng trong kho

Picking là gì? Trong hoạt động kho vận, picking là quá trình lấy hàng từ vị trí lưu trữ để đáp ứng một hoặc nhiều đơn đặt hàng. Công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của đơn, tốc độ xử lý và hiệu quả vận hành kho. Doanh nghiệp có thể thực hiện picking thủ công, có hỗ trợ bằng thiết bị hoặc tự động hóa tùy theo đặc điểm hàng hóa và quy mô hoạt động.

Hiểu đúng picking giúp doanh nghiệp thiết kế quy trình phù hợp, giảm thao tác không cần thiết và phối hợp tốt hơn giữa lưu trữ, đóng gói, phân loại và giao hàng. Dưới đây, kiến thức kho hàng sẽ giới thiệu về những nội dung cơ bản cần biết về hoạt động lấy hàng trong kho.

Picking là gì trong logistics?

Picking, thường được gọi là lấy hàng hoặc soạn hàng, là công đoạn nhân viên hoặc hệ thống xác định vị trí hàng hóa, lấy đúng sản phẩm với đúng số lượng theo yêu cầu rồi chuyển đến khu vực xử lý tiếp theo. Yêu cầu có thể đến từ đơn hàng của khách, lệnh cấp hàng cho sản xuất hoặc nhu cầu bổ sung tại một khu vực khác.

Một lượt picking thường cần xác định ít nhất ba thông tin: mã hàng cần lấy, vị trí lưu trữ và số lượng cần lấy. Tùy quy trình, người lấy hàng cũng có thể phải quét mã, xác nhận lô hoặc hạn sử dụng, ghi nhận hàng thiếu và đưa hàng đến điểm tập kết.

Picking không đồng nghĩa với packing. Picking là lấy hàng theo yêu cầu; còn packing là kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị đơn hàng trước khi bàn giao. Hai công đoạn thường nối tiếp nhau, nhưng có thể được tổ chức thành các khu vực và bước công việc riêng.

Quy trình picking cơ bản trong kho

Quy trình cụ thể phụ thuộc vào loại kho và hệ thống đang sử dụng, nhưng thường gồm các bước sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu: Đơn hàng hoặc lệnh cấp hàng được ghi nhận, kiểm tra thông tin và ưu tiên xử lý theo quy định vận hành.
2. Phân công nhiệm vụ: Hệ thống quản lý kho hoặc nhân sự phụ trách xác định người, thiết bị hay khu vực thực hiện từng lượt lấy hàng.
3. Di chuyển đến vị trí lưu trữ: Người lấy hàng hoặc thiết bị di chuyển theo lộ trình phù hợp đến đúng ô kệ, bin hoặc khu vực được chỉ định.
4. Xác nhận và lấy hàng: Hàng hóa được đối chiếu với yêu cầu, lấy đúng số lượng và xác nhận bằng thao tác trên hệ thống, quét mã hoặc phương thức kiểm soát khác.
5. Chuyển hàng đến công đoạn tiếp theo: Hàng được đưa đến điểm tập kết, khu vực phân loại hoặc đóng gói. Nếu phát hiện thiếu, sai vị trí hay hư hỏng, cần ghi nhận để xử lý.

Việc chuẩn hóa từng bước giúp thông tin đơn hàng và tồn kho được cập nhật nhất quán, đồng thời tạo điều kiện truy vết khi có sai lệch.

Các phương pháp picking phổ biến

Picking theo đơn hàng

Nhân viên xử lý từng đơn một, đi lấy các mặt hàng thuộc đơn đó rồi chuyển sang đơn tiếp theo. Cách làm này dễ hiểu và phù hợp với hoạt động có lượng đơn hoặc số dòng hàng vừa phải. Tuy nhiên, nếu nhiều đơn cùng yêu cầu các sản phẩm ở vị trí xa nhau, nhân viên có thể phải di chuyển lặp lại.

Batch picking là gì?

Với batch picking, nhiều đơn được gom thành một đợt. Nhân viên lấy tổng số lượng cần thiết cho các đơn trong cùng lượt di chuyển, sau đó hàng được phân chia theo từng đơn tại khu vực phù hợp. Phương pháp này có thể hạn chế việc đi lại lặp lại, nhưng cần quy trình phân loại và đối chiếu rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Zone picking

Kho được chia thành các khu vực, mỗi nhân viên hoặc nhóm phụ trách một zone. Đơn hàng được xử lý qua một hoặc nhiều khu vực tùy danh sách sản phẩm. Cách tổ chức này phù hợp khi kho có nhiều khu vực chức năng hoặc danh mục hàng hóa đa dạng; việc bàn giao giữa các zone cần được kiểm soát để không làm gián đoạn đơn.

Wave picking là gì?

Đơn hàng được giải phóng theo từng đợt, dựa trên các tiêu chí vận hành như thời điểm giao, tuyến xử lý hoặc năng lực của khu vực đóng gói. Wave picking giúp phối hợp picking với các công đoạn sau, nhưng đòi hỏi kế hoạch điều phối và dữ liệu đơn hàng được cập nhật kịp thời.

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp các phương pháp trên. Việc lựa chọn nên dựa trên đặc điểm đơn hàng, cách bố trí kho, mức độ tương đồng giữa các sản phẩm và khả năng xử lý ở công đoạn tiếp theo.

Chỉ số đánh giá hiệu quả picking là gì?

Không nên đánh giá picking chỉ bằng tốc độ lấy hàng. Một số chỉ số thường được theo dõi gồm:

• Độ chính xác khi lấy hàng: Mức độ khớp giữa sản phẩm, số lượng thực tế và yêu cầu trên đơn.
• Năng suất picking: Số dòng hàng, đơn hàng hoặc đơn vị hàng được xử lý trong một khoảng thời gian, theo cách tính nhất quán của doanh nghiệp.
• Thời gian xử lý: Thời gian từ khi nhiệm vụ được phát hành đến khi hàng được xác nhận hoàn tất hoặc chuyển sang bước tiếp theo.
• Tỷ lệ thiếu, sai hoặc hư hỏng: Giúp nhận diện vấn đề về dữ liệu, vị trí lưu trữ, thao tác hoặc điều kiện bảo quản.
• Quãng đường di chuyển: Hỗ trợ đánh giá bố trí kho và mức độ hợp lý của lộ trình lấy hàng.

Doanh nghiệp nên xem xét các chỉ số cùng nhau. Chẳng hạn, tăng tốc độ nhưng làm giảm độ chính xác có thể khiến tổng thời gian xử lý đơn tăng do phải kiểm tra hoặc làm lại.

Cách tối ưu hoạt động picking là gì?

• Bố trí hàng theo nhu cầu vận hành: Xem xét tần suất lấy, đặc tính sản phẩm và mối liên hệ giữa các mặt hàng để sắp xếp vị trí phù hợp, đồng thời tuân thủ yêu cầu an toàn và bảo quản.
• Chuẩn hóa mã hàng và vị trí: Thông tin hàng hóa, đơn vị tính và địa chỉ lưu trữ cần rõ ràng, nhất quán giữa thực tế và hệ thống.
• Chọn phương pháp lấy hàng phù hợp: Đánh giá cơ cấu đơn và luồng hàng để quyết định lấy theo đơn, theo lô, theo khu vực hay theo đợt.
• Dùng công cụ hỗ trợ xác nhận: Thiết bị quét mã hoặc hướng dẫn picking trên hệ thống có thể giúp giảm phụ thuộc vào giấy tờ và hỗ trợ kiểm tra thao tác.
• Theo dõi lỗi và điều chỉnh: Phân tích nguyên nhân sai lệch, quãng đường đi lại và điểm ùn tắc trước khi thay đổi quy trình hoặc bố trí kho.

Picking là gì đã được bật mí ở trên. Đây là công đoạn lấy đúng hàng, đúng số lượng theo yêu cầu để đưa đơn hàng hoặc lệnh cấp hàng đến bước xử lý tiếp theo. Hiệu quả picking phụ thuộc vào phương pháp tổ chức, cách bố trí kho, chất lượng dữ liệu và mức độ phối hợp giữa con người với hệ thống. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc rà soát quy trình và các điểm phát sinh sai lệch, sau đó mới lựa chọn công cụ hoặc mức độ tự động hóa phù hợp. SIDONN Việt Nam cung cấp giải pháp logistics thông minh và tự động hóa kho; doanh nghiệp có thể trao đổi với SIDONN để tìm hiểu phương án phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.