Pick by Voice là gì? Công nghệ Voice Picking trong kho

Pick by Voice là phương thức lấy hàng trong kho, trong đó nhân viên nghe hướng dẫn qua tai nghe và xác nhận thao tác bằng giọng nói. Công nghệ này thường được cân nhắc khi doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình picking, giảm thao tác thủ công và kết nối hoạt động tại hiện trường với hệ thống quản lý kho tự động.

Vậy voice picking là gì, hoạt động ra sao và có phù hợp với mọi kho hàng không? Bài viết dưới đây giải thích các thành phần, quy trình, lợi ích cũng như những điểm cần đánh giá trước khi triển khai.

Pick by Voice là gì?

Pick by Voice, còn gọi là voice picking, là hình thức hướng dẫn nhân viên lấy hàng bằng lệnh thoại. Phần mềm chuyển nhiệm vụ trong hệ thống kho thành hướng dẫn bằng giọng nói, chẳng hạn vị trí cần đến, mã hàng cần lấy và số lượng cần lấy. Nhân viên nghe lệnh qua tai nghe có micro, thực hiện công việc rồi phản hồi bằng giọng nói để xác nhận hoặc yêu cầu thông tin tiếp theo.

Một voice picking system thường gồm phần mềm điều phối quy trình thoại, thiết bị đeo như tai nghe và micro, cùng kết nối tới hệ thống quản lý kho như WMS. Phần mềm có thể tích hợp trực tiếp với WMS hoặc trao đổi dữ liệu thông qua một lớp hệ thống trung gian. Mục tiêu là chuyển nhiệm vụ và kết quả xác nhận giữa hệ thống với người làm kho một cách nhất quán.

Pick by Voice không đồng nghĩa với việc thay thế toàn bộ các thiết bị quét mã vạch. Trong nhiều quy trình, doanh nghiệp vẫn dùng quét mã hoặc phương thức xác minh khác ở những bước cần kiểm tra chính xác mã hàng, lô, số sê-ri hay đơn vị xử lý.

Voice Picking hoạt động như thế nào?

Quy trình cụ thể phụ thuộc vào phần mềm, cấu trúc kho và cách doanh nghiệp quản lý tồn kho. Một luồng cơ bản thường gồm các bước sau:

1. Nhận nhiệm vụ: WMS phân công lệnh lấy hàng cho nhân viên hoặc nhóm nhân viên. Hệ thống thoại nhận thông tin về nhiệm vụ theo quy tắc được cấu hình.
2. Nghe hướng dẫn: Nhân viên đeo thiết bị và nghe thông tin cần thiết, chẳng hạn khu vực, vị trí lưu trữ, mã sản phẩm hoặc số lượng cần lấy.
3. Di chuyển và xác nhận vị trí: Nhân viên đi đến vị trí được hướng dẫn. Hệ thống có thể yêu cầu đọc lại một mã xác nhận tại vị trí để hạn chế lấy nhầm ô hàng.
4. Lấy hàng và phản hồi: Nhân viên lấy đúng số lượng rồi nói câu lệnh hoặc mã xác nhận theo quy trình. Phần mềm nhận diện phản hồi và chuyển sang bước kế tiếp.
5. Cập nhật trạng thái: Kết quả hoàn tất, thiếu hàng hoặc ngoại lệ được truyền về hệ thống kho để cập nhật nhiệm vụ và hỗ trợ xử lý tiếp theo.

Các lệnh thoại nên ngắn, dễ hiểu và thống nhất. Với môi trường có tiếng ồn, nhiều ngôn ngữ hoặc thuật ngữ nội bộ, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng nhận diện giọng nói trong điều kiện làm việc thực tế, thay vì chỉ đánh giá trong phòng thử nghiệm.

Lợi ích của Pick by Voice trong kho

Giải phóng lao động và giảm phụ thuộc vào giấy tờ

Nhân viên không phải liên tục cầm phiếu lấy hàng hoặc thao tác trên thiết bị cầm tay để xem từng dòng hướng dẫn. Điều này có thể hữu ích khi họ cần sử dụng cả hai tay để xử lý thùng hàng, kiện hàng hoặc thiết bị hỗ trợ lấy hàng. Quy trình ít phụ thuộc vào giấy cũng giúp giảm việc in, phát và thu hồi phiếu, nếu doanh nghiệp có thể số hóa hoàn toàn luồng công việc phù hợp.

Hướng dẫn theo từng bước

Hệ thống có thể truyền thông tin theo trình tự công việc, giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ hiện tại thay vì phải tự đọc và ghi nhớ toàn bộ danh sách lấy hàng. Việc yêu cầu xác nhận ở những điểm phù hợp còn hỗ trợ phát hiện sớm một số sai lệch về vị trí hoặc số lượng. Hiệu quả thực tế phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu vị trí, quy tắc xác minh và cách tổ chức tuyến lấy hàng.

Cập nhật tiến độ và hỗ trợ giám sát

Khi phản hồi của nhân viên được ghi nhận vào hệ thống, quản lý có thể theo dõi trạng thái nhiệm vụ gần với thời gian thực hơn so với quy trình chỉ dùng giấy. Dữ liệu này cũng có thể giúp doanh nghiệp phân tích điểm nghẽn, các trường hợp thiếu hàng hoặc bước thường phát sinh lỗi, nếu hệ thống được cấu hình để lưu và khai thác thông tin phù hợp.

Hỗ trợ đào tạo quy trình chuẩn

Hướng dẫn thoại được thiết kế theo quy trình thống nhất, nhờ đó nhân viên mới có thể được dẫn qua từng bước thay vì phải ghi nhớ ngay một danh sách thao tác dài. Tuy vậy, công nghệ không thay thế hoàn toàn đào tạo về an toàn, nhận biết hàng hóa, xử lý ngoại lệ và quy định riêng của kho.

Lưu ý khi triển khai voice picking system

Khi triển khai voice picking system, cần lưu ý:

1. Chọn đúng quy trình thí điểm: Ưu tiên một khu vực hoặc nhóm nhiệm vụ có luồng công việc tương đối ổn định để kiểm chứng mức độ phù hợp trước khi mở rộng.
2. Rà soát dữ liệu kho: Kiểm tra mã hàng, địa chỉ lưu trữ, đơn vị tính và các quy tắc xác nhận. Dữ liệu đầu vào rõ ràng giúp lệnh thoại ngắn gọn và nhất quán.
3. Đánh giá điều kiện hiện trường: Thử thiết bị trong môi trường thực tế, với nhân viên và ca làm đại diện. Chú ý tiếng ồn, độ thoải mái khi đeo, thời lượng pin và khả năng nghe lệnh an toàn.
4. Làm rõ tích hợp: Thống nhất cách trao đổi nhiệm vụ, kết quả, trạng thái ngoại lệ và dữ liệu tồn kho giữa voice picking system với WMS hoặc các hệ thống liên quan.
5. Đo lường trước và sau: Theo dõi các chỉ số phù hợp với mục tiêu như thời gian xử lý, tỷ lệ sai lệch lấy hàng, nhiệm vụ cần xử lý ngoại lệ và phản hồi của nhân viên. Đánh giá dựa trên dữ liệu thực tế, không chỉ dựa vào kỳ vọng ban đầu.

Pick by Voice phát huy giá trị tốt hơn khi là một phần của quy trình kho được chuẩn hóa, có dữ liệu đáng tin cậy và kết nối phù hợp với hệ thống vận hành. Với kho có nhiều luồng hàng hoặc mức độ tự động hóa khác nhau, doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng phối hợp voice picking với WMS/WCS, thiết bị quét, conveyor, robot hoặc các giải pháp tự động hóa khác.

Pick by Voice là phương thức dùng hướng dẫn và xác nhận bằng giọng nói để hỗ trợ nhân viên lấy hàng. Giải pháp có thể giảm phụ thuộc vào giấy tờ, giúp người vận hành rảnh tay và cung cấp dữ liệu tiến độ cho hệ thống kho. Tuy nhiên, hiệu quả phụ thuộc vào đặc thù hàng hóa, môi trường âm thanh, chất lượng dữ liệu, khả năng tích hợp và mức độ phù hợp của thiết bị. SIDONN Việt Nam cung cấp các giải pháp logistics thông minh và tự động hóa kho; doanh nghiệp có thể trao đổi với đội ngũ SIDONN để đánh giá cách kết hợp voice picking với hệ thống vận hành và lộ trình tự động hóa phù hợp.