Trong quản lý kho, việc xác định lô hàng nào cần được xuất trước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chi phí tồn kho và hiệu quả vận hành. FIFO là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất. Vậy FIFO là gì, nguyên tắc FIFO ra sao và quy trình FIFO được triển khai trong kho như thế nào? Tất cả sẽ được tin tức sidonn gửi tới bạn đọc ngay sau đây.
FIFO là gì?
Khái niệm FIFO là gì?
FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, những sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa được đưa vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Những lô hàng nhập sau sẽ tiếp tục được giữ lại và xuất theo thứ tự tiếp theo.
Có thể hình dung đơn giản: Lô A nhập ngày 01/08 → Lô B nhập ngày 05/08 → Lô C nhập ngày 10/08
Khi xuất hàng: A → B → C
Như vậy, hàng không bị giữ lại quá lâu trong kho chỉ vì lô mới nhập được lấy ra trước.
Phương pháp FIFO là gì, hoạt động như thế nào?
Ưu tiên hàng có thời gian nhập sớm
Cốt lõi của phương pháp FIFO là xác định chính xác thứ tự nhập kho.
Mỗi lô hàng cần được ghi nhận các thông tin quan trọng như:
- Ngày nhập.
- Mã sản phẩm.
- Số lô.
- Số lượng.
- Vị trí lưu trữ.
- Nhà cung cấp.
- Hạn sử dụng nếu có.
Khi phát sinh yêu cầu xuất hàng, nhân viên kho hoặc hệ thống quản lý sẽ xác định lô có thời gian nhập sớm nhất và ưu tiên xuất.
FIFO không đơn giản là lấy hàng ở vị trí gần nhất
Một sai lầm phổ biến là hiểu FIFO chỉ đơn thuần là “lấy hàng cũ”. Trên thực tế, để thực hiện FIFO chính xác, doanh nghiệp phải thiết kế vị trí lưu trữ và quy trình vận hành sao cho hàng nhập trước thực sự dễ tiếp cận hơn hàng nhập sau.
Ví dụ, với pallet hàng xếp sâu, nếu pallet mới được đặt phía trước pallet cũ thì nhân viên rất khó thực hiện FIFO mà không phải di chuyển hàng. Do đó, thiết kế kho và phương pháp bố trí hàng có vai trò rất quan trọng.
Nguyên tắc FIFO là gì trong quản lý kho?
Để nguyên tắc FIFO hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yêu cầu cơ bản.
1. Hàng nhập trước phải được nhận diện rõ
Mỗi lô hàng cần có thông tin nhận diện để xác định thời điểm nhập kho.
Có thể sử dụng:
- Tem nhãn.
- Barcode.
- QR Code.
- RFID.
- Mã lô.
- Ngày nhập.
Thông tin càng rõ ràng thì việc kiểm soát thứ tự xuất càng chính xác.
2. Hàng cũ được ưu tiên xuất
Khi có lệnh xuất kho, lô hàng có thời điểm nhập sớm hơn sẽ được ưu tiên.
Ví dụ:
| Lô | Ngày nhập | Thứ tự xuất |
|---|---|---|
| A | 01/08 | 1 |
| B | 05/08 | 2 |
| C | 10/08 | 3 |
Nếu có yêu cầu xuất 1 lô, kho phải ưu tiên A.
3. Không để hàng mới che khuất hàng cũ
Đây là nguyên tắc quan trọng về mặt bố trí kho. Nếu hàng mới nhập được đặt phía trước hàng cũ, việc lấy hàng cũ sẽ trở nên khó khăn. Nhân viên có thể phải di chuyển nhiều pallet, làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai sót.
4. Cập nhật tồn kho liên tục
Sau mỗi lần nhập hoặc xuất, số lượng tồn phải được cập nhật. Nếu sử dụng WMS, hệ thống có thể lưu lịch sử nhập xuất và hỗ trợ xác định lô hàng cần ưu tiên.
5. Kiểm kê và đối chiếu thường xuyên
FIFO chỉ hiệu quả khi dữ liệu hệ thống phản ánh đúng hàng thực tế. Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Số lượng thực tế.
- Mã lô.
- Ngày nhập.
- Vị trí.
- Tình trạng hàng hóa.
Quy trình FIFO là gì trong kho?
Một quy trình FIFO cơ bản có thể được triển khai theo các bước sau.
Bước 1: Tiếp nhận hàng
Khi hàng đến kho, nhân viên kiểm tra số lượng, tình trạng và chứng từ. Nếu hàng đạt yêu cầu, thông tin lô hàng được ghi nhận vào hệ thống.
Bước 2: Gắn mã và xác định ngày nhập
Hàng được gắn barcode, QR Code, RFID hoặc tem lô. Ngày nhập là thông tin quan trọng để xác định thứ tự xuất.
Bước 3: Đưa hàng vào vị trí
Hàng được đưa đến vị trí lưu trữ phù hợp. Tại bước này, cần đảm bảo hàng nhập trước có khả năng được tiếp cận trước hàng nhập sau.
Bước 4: Cập nhật hệ thống
Thông tin hàng hóa và vị trí được cập nhật vào WMS hoặc phần mềm quản lý kho. Hệ thống có thể lưu: Mã hàng → Số lô → Ngày nhập → Vị trí → Số lượng.
Bước 5: Tiếp nhận lệnh xuất
Khi có đơn hàng, hệ thống xác định sản phẩm cần lấy và kiểm tra các lô đang tồn.
Bước 6: Xác định lô ưu tiên
Lô có thời gian nhập sớm nhất được lựa chọn trước theo nguyên tắc FIFO. Nếu lô cũ không đủ số lượng, hệ thống có thể tiếp tục lấy từ lô kế tiếp.
Bước 7: Picking
Nhân viên kho hoặc robot đến vị trí được chỉ định để lấy hàng. Với kho hiện đại, WMS có thể kết hợp barcode, RFID, AGV hoặc AMR để hỗ trợ quá trình này.
Bước 8: Kiểm tra và xuất kho
Hàng được kiểm tra, đóng gói nếu cần và chuyển sang khu vực xuất. Sau khi hoàn tất, số lượng tồn được cập nhật.
FIFO phù hợp với những loại hàng nào?
Thực phẩm và đồ uống
FIFO giúp hạn chế tình trạng sản phẩm nhập trước bị giữ quá lâu trong kho. Tuy nhiên, với sản phẩm có hạn sử dụng, FEFO thường là phương pháp đáng cân nhắc.
Dược phẩm
Dược phẩm thường có yêu cầu nghiêm ngặt về lô hàng và hạn sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý đồng thời ngày nhập, số lô và hạn sử dụng.
Mỹ phẩm
Các sản phẩm mỹ phẩm có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, điều kiện bảo quản và hạn sử dụng.
Nguyên vật liệu sản xuất
FIFO giúp doanh nghiệp kiểm soát tuổi tồn kho của nguyên vật liệu và hạn chế việc một số lô bị lưu lại quá lâu.
Hàng tiêu dùng
Các trung tâm phân phối và hệ thống bán lẻ có thể sử dụng FIFO để quản lý dòng hàng và đảm bảo sản phẩm cũ được đưa ra thị trường trước.
Ứng dụng công nghệ để quản lý FIFO
WMS
WMS có thể lưu trữ ngày nhập, mã lô, vị trí và số lượng hàng hóa. Khi phát sinh đơn hàng, hệ thống hỗ trợ xác định lô cần ưu tiên.
Barcode và QR Code
Barcode hoặc QR Code giúp nhân viên nhanh chóng xác định sản phẩm, lô hàng và vị trí.
RFID
RFID cho phép nhận diện hàng hóa mà không nhất thiết phải quét từng mã theo cách thủ công. Điều này hữu ích trong những kho có lưu lượng hàng lớn.
Kệ FIFO
Các hệ thống như pallet flow rack hoặc carton flow rack được thiết kế để hàng nhập trước có thể được lấy ra trước theo dòng di chuyển của hàng.
AGV và AMR
AGV/AMR có thể nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng từ khu vực lưu trữ đến khu vực picking hoặc xuất kho theo lệnh của hệ thống.
Những lưu ý khi triển khai FIFO
Để quy trình FIFO hoạt động ổn định, doanh nghiệp nên:
- Chuẩn hóa mã hàng và mã lô.
- Ghi nhận chính xác thời điểm nhập.
- Thiết kế kho theo luồng hàng hợp lý.
- Dán nhãn rõ ràng cho từng pallet hoặc kiện.
- Không để hàng mới che khuất hàng cũ.
- Cập nhật tồn kho ngay sau khi nhập hoặc xuất.
- Kiểm kê định kỳ.
- Sử dụng WMS khi số lượng SKU và giao dịch tăng cao.
- Đào tạo nhân viên về nguyên tắc nhập trước xuất trước.
- Kết hợp FIFO với FEFO khi quản lý hàng có hạn sử dụng.
FIFO là gì? FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước xuất trước. Hàng hóa được đưa vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Một quy trình FIFO được chuẩn hóa, kết hợp với WMS, barcode, RFID, kệ flow rack và tự động hóa sẽ giúp hoạt động quản lý kho chính xác và hiệu quả hơn. Đặc biệt, với những sản phẩm có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp hoặc chuyển sang FEFO – hết hạn trước xuất trước để kiểm soát chất lượng tốt hơn.