FIFO Là Gì? Phương Pháp, Nguyên Tắc Và Quy Trình FIFO

Trong quản lý kho, việc xác định lô hàng nào cần được xuất trước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, chi phí tồn kho và hiệu quả vận hành. FIFO là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến nhất. Vậy FIFO là gì, nguyên tắc FIFO ra sao và quy trình FIFO được triển khai trong kho như thế nào? Tất cả sẽ được tin tức sidonn gửi tới bạn đọc ngay sau đây.

FIFO là gì?

Khái niệm FIFO là gì?

FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, những sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa được đưa vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Những lô hàng nhập sau sẽ tiếp tục được giữ lại và xuất theo thứ tự tiếp theo.

Có thể hình dung đơn giản: Lô A nhập ngày 01/08 → Lô B nhập ngày 05/08 → Lô C nhập ngày 10/08

Khi xuất hàng: A → B → C

Như vậy, hàng không bị giữ lại quá lâu trong kho chỉ vì lô mới nhập được lấy ra trước.

Ưu, nhược điểm của FIFO là gì?

Phương pháp FIFO (First In, First Out) là nguyên tắc xuất kho theo thứ tự hàng nhập trước sẽ được xuất trước. Cách quản lý này mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng có một số hạn chế tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa và hệ thống kho.

Ưu điểm của FIFO:

Hạn chế hàng tồn kho lâu ngày: Giúp giảm nguy cơ hàng hóa hết hạn, xuống cấp hoặc lỗi thời, đặc biệt với thực phẩm, dược phẩm và nguyên vật liệu sản xuất.
Dễ kiểm soát tồn kho: Thứ tự nhập xuất rõ ràng, hỗ trợ theo dõi lô hàng và quản lý số lượng hàng tồn.
Tối ưu chất lượng hàng hóa: Hạn chế tình trạng hàng nhập trước bị bỏ quên khi hàng mới liên tục được đưa vào kho.

Nhược điểm của FIFO:

Yêu cầu bố trí kho phù hợp: Hàng nhập trước cần được tiếp cận và xuất ra thuận tiện, đôi khi đòi hỏi thiết kế luồng di chuyển riêng.
Tốn thời gian khi quản lý thủ công: Nhân viên phải kiểm soát vị trí, ngày nhập và thứ tự xuất hàng để tránh nhầm lẫn.
Có thể làm giảm mật độ lưu trữ: Một số cách bố trí kho FIFO cần tách lối nhập và lối xuất, làm tăng yêu cầu về diện tích hoặc hạ tầng.

Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho WMS hoặc hệ thống kệ con lăn FIFO để tự động hóa việc kiểm soát thứ tự xuất hàng, giảm sai sót và cải thiện năng suất vận hành.

Nguyên lý hoạt động của phương pháp FIFO là gì?

Ưu tiên hàng có thời gian nhập sớm

Cốt lõi của phương pháp FIFO là xác định chính xác thứ tự nhập kho.

Mỗi lô hàng cần được ghi nhận các thông tin quan trọng như:

Ngày nhập.
Mã sản phẩm.
Số lô.
Số lượng.
Vị trí lưu trữ.
Nhà cung cấp.
Hạn sử dụng nếu có.

Khi phát sinh yêu cầu xuất hàng, nhân viên kho hoặc hệ thống quản lý sẽ xác định lô có thời gian nhập sớm nhất và ưu tiên xuất.

FIFO không đơn giản là lấy hàng ở vị trí gần nhất

Một sai lầm phổ biến là hiểu FIFO chỉ đơn thuần là “lấy hàng cũ”. Trên thực tế, để thực hiện FIFO chính xác, doanh nghiệp phải thiết kế vị trí lưu trữ và quy trình vận hành sao cho hàng nhập trước thực sự dễ tiếp cận hơn hàng nhập sau.

Ví dụ, với pallet hàng xếp sâu, nếu pallet mới được đặt phía trước pallet cũ thì nhân viên rất khó thực hiện FIFO mà không phải di chuyển hàng. Do đó, thiết kế kho và phương pháp bố trí hàng có vai trò rất quan trọng.

Nguyên tắc FIFO là gì trong quản lý kho?

Để nguyên tắc FIFO hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yêu cầu cơ bản.

1. Hàng nhập trước phải được nhận diện rõ

Mỗi lô hàng cần có thông tin nhận diện để xác định thời điểm nhập kho.

Có thể sử dụng:

Tem nhãn.
Barcode.
QR Code.
RFID.
Mã lô.
Ngày nhập.

Thông tin càng rõ ràng thì việc kiểm soát thứ tự xuất càng chính xác.

2. Hàng cũ được ưu tiên xuất

Khi có lệnh xuất kho, lô hàng có thời điểm nhập sớm hơn sẽ được ưu tiên.

Ví dụ:

Lô	Ngày nhập	Thứ tự xuất
A	01/08	1
B	05/08	2
C	10/08	3

Nếu có yêu cầu xuất 1 lô, kho phải ưu tiên A.

3. Không để hàng mới che khuất hàng cũ

Đây là nguyên tắc quan trọng về mặt bố trí kho. Nếu hàng mới nhập được đặt phía trước hàng cũ, việc lấy hàng cũ sẽ trở nên khó khăn. Nhân viên có thể phải di chuyển nhiều pallet, làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai sót.

4. Cập nhật tồn kho liên tục

Sau mỗi lần nhập hoặc xuất, số lượng tồn phải được cập nhật. Nếu sử dụng WMS, hệ thống có thể lưu lịch sử nhập xuất và hỗ trợ xác định lô hàng cần ưu tiên.

5. Kiểm kê và đối chiếu thường xuyên

FIFO chỉ hiệu quả khi dữ liệu hệ thống phản ánh đúng hàng thực tế. Doanh nghiệp cần kiểm tra:

Số lượng thực tế.
Mã lô.
Ngày nhập.
Vị trí.
Tình trạng hàng hóa.

Quy trình FIFO là gì trong kho?

Một quy trình FIFO cơ bản có thể được triển khai theo các bước sau.

Bước 1: Tiếp nhận hàng

Khi hàng đến kho, nhân viên kiểm tra số lượng, tình trạng và chứng từ. Nếu hàng đạt yêu cầu, thông tin lô hàng được ghi nhận vào hệ thống.

Bước 2: Gắn mã và xác định ngày nhập

Hàng được gắn barcode, QR Code, RFID hoặc tem lô. Ngày nhập là thông tin quan trọng để xác định thứ tự xuất.

Bước 3: Đưa hàng vào vị trí

Hàng được đưa đến vị trí lưu trữ phù hợp. Tại bước này, cần đảm bảo hàng nhập trước có khả năng được tiếp cận trước hàng nhập sau.

Bước 4: Cập nhật hệ thống

Thông tin hàng hóa và vị trí được cập nhật vào WMS hoặc phần mềm quản lý kho. Hệ thống có thể lưu: Mã hàng → Số lô → Ngày nhập → Vị trí → Số lượng.

Bước 5: Tiếp nhận lệnh xuất

Khi có đơn hàng, hệ thống xác định sản phẩm cần lấy và kiểm tra các lô đang tồn.

Bước 6: Xác định lô ưu tiên

Lô có thời gian nhập sớm nhất được lựa chọn trước theo nguyên tắc FIFO. Nếu lô cũ không đủ số lượng, hệ thống có thể tiếp tục lấy từ lô kế tiếp.

Bước 7: Picking

Nhân viên kho hoặc robot đến vị trí được chỉ định để lấy hàng. Với kho hiện đại, WMS có thể kết hợp barcode, RFID, AGV hoặc AMR để hỗ trợ quá trình này.

Bước 8: Kiểm tra và xuất kho

Hàng được kiểm tra, đóng gói nếu cần và chuyển sang khu vực xuất. Sau khi hoàn tất, số lượng tồn được cập nhật.

FIFO phù hợp với những loại hàng nào?

Thực phẩm và đồ uống

FIFO giúp hạn chế tình trạng sản phẩm nhập trước bị giữ quá lâu trong kho. Tuy nhiên, với sản phẩm có hạn sử dụng, FEFO thường là phương pháp đáng cân nhắc.

Dược phẩm

Dược phẩm thường có yêu cầu nghiêm ngặt về lô hàng và hạn sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý đồng thời ngày nhập, số lô và hạn sử dụng.

Mỹ phẩm

Các sản phẩm mỹ phẩm có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, điều kiện bảo quản và hạn sử dụng.

Nguyên vật liệu sản xuất

FIFO giúp doanh nghiệp kiểm soát tuổi tồn kho của nguyên vật liệu và hạn chế việc một số lô bị lưu lại quá lâu.

Hàng tiêu dùng

Các trung tâm phân phối và hệ thống bán lẻ có thể sử dụng FIFO để quản lý dòng hàng và đảm bảo sản phẩm cũ được đưa ra thị trường trước.

Ứng dụng công nghệ để quản lý FIFO

WMS

WMS có thể lưu trữ ngày nhập, mã lô, vị trí và số lượng hàng hóa. Khi phát sinh đơn hàng, hệ thống hỗ trợ xác định lô cần ưu tiên.

Nhập trước xuất trước — Có nhiều công nghệ được ứng dụng trong FIFO

Barcode và QR Code

Barcode hoặc QR Code giúp nhân viên nhanh chóng xác định sản phẩm, lô hàng và vị trí.

RFID

RFID cho phép nhận diện hàng hóa mà không nhất thiết phải quét từng mã theo cách thủ công. Điều này hữu ích trong những kho có lưu lượng hàng lớn.

Kệ FIFO

Các hệ thống như pallet flow rack hoặc carton flow rack được thiết kế để hàng nhập trước có thể được lấy ra trước theo dòng di chuyển của hàng.

AGV và AMR

AGV/AMR có thể nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng từ khu vực lưu trữ đến khu vực picking hoặc xuất kho theo lệnh của hệ thống.

Những lưu ý khi triển khai FIFO

Để quy trình FIFO hoạt động ổn định, doanh nghiệp nên:

Chuẩn hóa mã hàng và mã lô.
Ghi nhận chính xác thời điểm nhập.
Thiết kế kho theo luồng hàng hợp lý.
Dán nhãn rõ ràng cho từng pallet hoặc kiện.
Không để hàng mới che khuất hàng cũ.
Cập nhật tồn kho ngay sau khi nhập hoặc xuất.
Kiểm kê định kỳ.
Sử dụng WMS khi số lượng SKU và giao dịch tăng cao.
Đào tạo nhân viên về nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Kết hợp FIFO với FEFO khi quản lý hàng có hạn sử dụng.

FIFO là gì? FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước xuất trước. Hàng hóa được đưa vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Một quy trình FIFO được chuẩn hóa, kết hợp với WMS, barcode, RFID, kệ flow rack và tự động hóa sẽ giúp hoạt động quản lý kho chính xác và hiệu quả hơn. Đặc biệt, với những sản phẩm có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp hoặc chuyển sang FEFO – hết hạn trước xuất trước để kiểm soát chất lượng tốt hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Nguyên Tắc Kho FIFO (FAQ)

1. Phương pháp FIFO phù hợp nhất với những nhóm hàng hóa nào?

FIFO phù hợp nhất với các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và các sản phẩm nhanh lỗi mốt như thời trang, đồ điện tử. Phương pháp này giúp tránh tồn đọng hàng cũ và giảm rủi ro hết hạn.

2. Sự khác nhau cơ bản giữa hai phương pháp FIFO và LIFO là gì?

FIFO (Vào trước – Xuất trước) ưu tiên xuất các lô hàng nhập sớm nhất để giải phóng hàng tồn kho cũ. Trái lại, LIFO (Vào sau – Xuất trước) xuất các lô hàng mới nhập gần nhất, thường áp dụng cho vật liệu thô không lo biến chất như cát, đá, gạch.

3. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ FIFO sang FEFO?

Doanh nghiệp nên dùng FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) thay vì FIFO khi kinh doanh các sản phẩm có ngày hết hạn cố định. FEFO đảm bảo lô hàng có hạn dùng ngắn nhất được xuất trước, ngay cả khi lô đó được nhập kho sau.

4. Loại kệ kho nào hỗ trợ tối ưu quy trình xuất nhập FIFO?

Các dòng kệ kho chuyên dụng cho FIFO gồm có: Kệ con lăn (Gravity Rack/Flow Rack), kệ Drive-Thru và hệ thống kệ Pallet trượt. Thiết kế nạp hàng một đầu và lấy hàng đầu còn lại giúp thực thi chuẩn xác nguyên tắc FIFO mà không lo nhầm lẫn.