Trong quá trình nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần phải tổ chức lại không gian, quy trình và thói quen làm việc. Một trong những phương pháp được nhiều nhà máy áp dụng là 6S. Vậy 6S là gì và doanh nghiệp cần thực hiện phương pháp này theo những bước nào? Hãy để sidonn giải đáp cho bạn nhé!
6S là gì? Tổng quan về phương pháp 6S
6S là gì?
6S là phương pháp tổ chức và quản lý nơi làm việc dựa trên 6 nguyên tắc, gồm:
- Seiri – Sàng lọc
- Seiton – Sắp xếp
- Seiso – Sạch sẽ
- Seiketsu – Săn sóc/Chuẩn hóa
- Shitsuke – Sẵn sàng/Kỷ luật
- Safety – An toàn
Năm yếu tố đầu tiên kế thừa từ phương pháp 5S, trong khi yếu tố thứ sáu tập trung vào việc nhận diện và kiểm soát các nguy cơ có thể gây tai nạn hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động.
Có thể hiểu đơn giản, 6S không chỉ yêu cầu nơi làm việc sạch sẽ mà còn hướng tới việc mọi thứ cần thiết đều được xác định rõ, đặt đúng chỗ, dễ tìm, dễ sử dụng, dễ kiểm tra và vận hành an toàn.
6S trong sản xuất là gì?
6S trong sản xuất là việc áp dụng 6 nguyên tắc trên vào nhà máy, xưởng sản xuất, kho hàng, dây chuyền và các khu vực làm việc. Mục tiêu không chỉ là tạo ra một không gian đẹp mắt mà còn giúp giảm lãng phí, hạn chế thời gian tìm kiếm, giảm nguy cơ nhầm lẫn, nâng cao năng suất và xây dựng tác phong làm việc có tổ chức.
Ví dụ, tại một khu vực sản xuất, nếu dụng cụ thường xuyên bị đặt sai vị trí, vật tư để lộn xộn hoặc lối đi bị chiếm dụng, công nhân sẽ mất thêm thời gian tìm kiếm và di chuyển. Khi triển khai 6S, từng dụng cụ được quy định vị trí, khu vực được đánh dấu và những vật dụng không cần thiết được loại bỏ.
6 tiêu chuẩn 6S trong sản xuất là gì?
S1 – Seiri: Sàng lọc
Sàng lọc là bước đầu tiên trong tiêu chuẩn 6S. Doanh nghiệp cần phân loại những vật dụng, máy móc, nguyên vật liệu và hồ sơ đang tồn tại tại khu vực làm việc. Các đối tượng có thể được chia thành:
- Thường xuyên sử dụng.
- Sử dụng không thường xuyên.
- Hiếm khi sử dụng.
- Không còn sử dụng.
- Hư hỏng hoặc cần loại bỏ.
Những vật dụng không cần thiết cần được loại bỏ, chuyển sang khu vực khác hoặc xử lý theo quy định. Mục tiêu của S1 là tạo ra không gian làm việc thông thoáng và giảm những vật dụng gây cản trở hoạt động sản xuất.
S2 – Seiton: Sắp xếp
Sau khi loại bỏ những thứ không cần thiết, bước tiếp theo là sắp xếp những vật dụng còn lại. Nguyên tắc quan trọng là “một vị trí cho mỗi thứ và mỗi thứ ở đúng vị trí”. Dụng cụ thường xuyên sử dụng nên được bố trí ở nơi dễ lấy. Vị trí để nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm và thiết bị cũng cần được đánh dấu rõ ràng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng:
- Vạch sơn trên nền.
- Biển tên khu vực.
- Mã vị trí.
- Nhãn kệ.
- Bảng hướng dẫn.
- Hình ảnh nhận diện dụng cụ.
Một khu vực được sắp xếp tốt giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy thứ mình cần và trả lại đúng vị trí sau khi sử dụng.
S3 – Seiso: Sạch sẽ
Seiso tập trung vào vệ sinh nơi làm việc, máy móc và thiết bị. Tuy nhiên, S3 không chỉ đơn giản là “lau dọn”. Trong môi trường sản xuất, quá trình vệ sinh còn giúp phát hiện những bất thường như dầu rò rỉ, bụi bẩn, ốc vít lỏng, tiếng động bất thường hoặc dấu hiệu hư hỏng. Vì vậy, vệ sinh có thể trở thành một phần của hoạt động kiểm tra thiết bị.
Doanh nghiệp cần quy định rõ:
- Khu vực cần vệ sinh.
- Người chịu trách nhiệm.
- Tần suất thực hiện.
- Phương pháp vệ sinh.
- Tiêu chuẩn sau khi vệ sinh.
S4 – Seiketsu: Săn sóc và chuẩn hóa
Sau khi sàng lọc, sắp xếp và vệ sinh, doanh nghiệp cần duy trì kết quả đạt được. Đây là vai trò của S4. Các tiêu chuẩn cần được thể hiện trực quan để nhân viên biết một khu vực “đạt chuẩn” phải trông như thế nào. Hình ảnh trước – sau, bảng kiểm tra, màu sắc nhận diện và hướng dẫn thao tác có thể được sử dụng để duy trì sự thống nhất.
Ví dụ, một khu vực lưu trữ có thể quy định rõ vị trí pallet, chiều cao xếp hàng, khoảng cách an toàn và trạng thái khu vực.
S5 – Shitsuke: Sẵn sàng và duy trì kỷ luật
S5 tập trung vào việc biến 6S thành thói quen hàng ngày. Nếu nhân viên chỉ sắp xếp kho khi có đoàn kiểm tra thì 6S sẽ khó duy trì lâu dài. Ngược lại, khi mỗi người hình thành thói quen đặt đúng vị trí, vệ sinh sau khi làm việc và tuân thủ quy định, 6S trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Đây là yếu tố đòi hỏi sự kiên trì của cả người lao động và cấp quản lý.
S6 – Safety: An toàn
Safety là yếu tố bổ sung quan trọng trong 6S. Mục tiêu của S6 là nhận diện, loại bỏ hoặc kiểm soát các nguy cơ mất an toàn tại nơi làm việc.
Doanh nghiệp cần chú ý đến:
- Lối đi và lối thoát hiểm.
- Khu vực máy móc.
- Điện và dây dẫn.
- Vật liệu dễ gây nguy hiểm.
- Điểm giao cắt giữa người và xe nâng.
- Thiết bị bảo hộ cá nhân.
- Biển cảnh báo.
- Nguy cơ cháy nổ.
- Điều kiện làm việc của người lao động.
Khi kết hợp an toàn với 5S, 6S giúp doanh nghiệp không chỉ tạo ra môi trường gọn gàng mà còn hướng tới nơi làm việc an toàn hơn.
Quy trình 6S là gì?
Bước 1: Khảo sát hiện trạng
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng của từng khu vực.
Có thể kiểm tra:
- Vật dụng không cần thiết.
- Tình trạng sắp xếp.
- Mức độ vệ sinh.
- Các tiêu chuẩn đang tồn tại.
- Ý thức tuân thủ.
- Nguy cơ mất an toàn.
Kết quả khảo sát giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cần ưu tiên.
Bước 2: Thực hiện sàng lọc
Tất cả vật dụng tại khu vực được kiểm tra và phân loại. Những thứ không cần thiết được đưa ra khỏi khu vực làm việc. Một số doanh nghiệp có thể sử dụng “thẻ đỏ” để đánh dấu những vật dụng chưa xác định được có cần thiết hay không. Sau thời gian đánh giá, các vật dụng này sẽ được quyết định giữ lại, chuyển đi hoặc loại bỏ.
Bước 3: Tổ chức lại không gian
Sau khi sàng lọc, doanh nghiệp xác định vị trí cho từng nhóm vật dụng. Nguyên tắc nên ưu tiên:
Dễ thấy → dễ lấy → dễ sử dụng → dễ trả lại → dễ kiểm tra.
Các khu vực cũng cần được phân định rõ bằng biển báo, màu sắc, vạch nền hoặc sơ đồ.
Bước 4: Vệ sinh và kiểm tra
Nhân viên tiến hành vệ sinh máy móc, thiết bị, sàn nhà, bàn làm việc và khu vực lưu trữ. Trong quá trình này, những bất thường được ghi nhận để xử lý.
Bước 5: Chuẩn hóa
Doanh nghiệp xây dựng checklist, hình ảnh tiêu chuẩn và quy định trách nhiệm cho từng khu vực. Một tiêu chuẩn tốt phải đủ rõ để người khác có thể nhìn vào và xác định khu vực đã đạt hay chưa đạt.
Bước 6: Duy trì và cải tiến
6S không kết thúc sau một đợt tổng vệ sinh. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ, đánh giá kết quả và liên tục cải tiến. Các cuộc đánh giá có thể được thực hiện theo tuần, tháng hoặc quý tùy quy mô.
Lợi ích của 6S là gì?
Giảm lãng phí
Việc loại bỏ vật dụng không cần thiết và tổ chức lại không gian giúp hạn chế các hoạt động không tạo giá trị như tìm kiếm, di chuyển không cần thiết hoặc xử lý hàng hóa lộn xộn.
Tăng năng suất
Khi dụng cụ và nguyên vật liệu được bố trí hợp lý, nhân viên có thể giảm thời gian tìm kiếm và di chuyển. Quy trình làm việc trở nên trực quan và thuận tiện hơn.
Cải thiện chất lượng
Một môi trường được tổ chức tốt giúp giảm nguy cơ nhầm lẫn giữa vật liệu, dụng cụ hoặc sản phẩm. Các bất thường cũng dễ được phát hiện hơn.
Nâng cao an toàn
S6 giúp doanh nghiệp chú trọng đến các mối nguy trong môi trường làm việc. Lối đi được phân định, vật dụng được sắp xếp đúng vị trí và các nguy cơ được nhận diện thường xuyên.
Tạo văn hóa làm việc chuyên nghiệp
Khi 6S được duy trì lâu dài, nhân viên hình thành thói quen tuân thủ tiêu chuẩn, chủ động giữ gìn nơi làm việc và tham gia vào hoạt động cải tiến.
6S là gì? Đây là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc dựa trên 6 nguyên tắc gồm Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa, Duy trì và An toàn. Phương pháp này kế thừa nền tảng 5S nhưng bổ sung yếu tố Safety nhằm tăng cường kiểm soát nguy cơ trong môi trường làm việc. Khi doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn 6S rõ ràng và thực hiện đúng quy trình 6S, phương pháp này có thể trở thành một phần quan trọng trong văn hóa cải tiến liên tục.