Receiving là gì? Quy trình tiếp nhận hàng trong kho

Receiving là gì? Receiving là quy trình tiếp nhận hàng hóa vào kho, bắt đầu từ khi hàng đến điểm nhận cho đến khi được kiểm đếm, kiểm tra, ghi nhận trên hệ thống và chuyển vào vị trí lưu trữ phù hợp. Theo Sidonn, đây là một công đoạn quan trọng của hoạt động inbound logistics, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác tồn kho, tốc độ xử lý đơn hàng và hiệu quả vận hành toàn bộ kho.

Receiving là gì trong logistics và quản lý kho?

Trong logistics, receiving được hiểu là hoạt động tiếp nhận hàng hóa đầu vào tại kho, trung tâm phân phối, nhà máy hoặc một điểm logistics. Hàng hóa có thể đến từ nhiều nguồn như nhà cung cấp, đơn vị sản xuất, kho khác, đơn hàng hoàn trả hoặc hoạt động nhập khẩu.

Mục tiêu của receiving là bảo đảm ba yếu tố chính:

• Đúng hàng: sản phẩm, mã SKU, lô hàng và đặc tính hàng hóa khớp với chứng từ hoặc kế hoạch nhập.
• Đủ hàng: số lượng thực nhận phù hợp với đơn mua hàng, lệnh chuyển kho hoặc phiếu giao hàng.
• Đúng trạng thái: hàng đạt yêu cầu chất lượng, bao bì không bị ảnh hưởng nghiêm trọng và đủ điều kiện đưa vào lưu trữ hoặc sản xuất.

Nếu receiving được thực hiện thiếu chính xác, dữ liệu tồn kho có thể sai lệch ngay từ đầu. Hậu quả là doanh nghiệp khó xác định lượng hàng sẵn có, phát sinh tình trạng thiếu hàng giả, tồn kho ảo, giao nhầm sản phẩm hoặc mất thêm thời gian kiểm kê và xử lý khiếu nại.

Quy trình receiving cơ bản trong kho

1. Lập kế hoạch và đặt lịch nhận hàng

Trước khi xe đến kho, bộ phận vận hành cần nắm được thông tin về nhà cung cấp, thời gian dự kiến, loại hàng, số lượng, yêu cầu bảo quản và phương tiện giao hàng. Với kho có lưu lượng lớn, việc đặt lịch dock giúp phân bổ cửa nhập, nhân sự, thiết bị bốc dỡ và khu vực tạm nhận.

Kế hoạch nhận hàng cũng giúp kho chủ động chuẩn bị vị trí lưu trữ. Nếu hàng thuộc nhóm cần kiểm soát nhiệt độ, hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ hoặc hàng có hạn sử dụng, các yêu cầu đặc biệt phải được xác định trước khi tiếp nhận.

2. Tiếp nhận phương tiện và kiểm tra chứng từ

Khi xe đến, nhân viên kho kiểm tra thông tin phương tiện, tài xế, đơn giao hàng, phiếu xuất kho hoặc các chứng từ liên quan. Tùy mô hình doanh nghiệp, dữ liệu có thể được đối chiếu trên hệ thống ERP, WMS hoặc bằng chứng từ giấy.

Ở bước này, kho cần xác nhận hàng được giao đúng địa điểm, đúng đơn hàng và đúng lịch. Những trường hợp giao không có lịch, sai mã đơn, thiếu chứng từ hoặc giao vượt kế hoạch nên được chuyển sang quy trình xử lý ngoại lệ thay vì đưa thẳng vào tồn kho khả dụng.

3. Dỡ hàng và kiểm đếm

Hàng hóa được dỡ xuống khu vực receiving theo quy định an toàn. Nhân viên tiến hành đếm số kiện, pallet, thùng hoặc đơn vị sản phẩm tùy cách quản lý của doanh nghiệp. Với các mặt hàng có serial number, thông tin nhận dạng cần được ghi nhận ngay trong quá trình kiểm đếm.

Việc sử dụng mã vạch, thiết bị quét cầm tay hoặc RFID có thể giảm thao tác nhập liệu thủ công. Khi dữ liệu được truyền trực tiếp về WMS, hệ thống có thể đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu đơn mua hàng và cảnh báo sai lệch sớm.

4. Kiểm tra chất lượng và tình trạng hàng hóa

Không phải mọi hàng hóa đều có thể đưa vào lưu trữ ngay sau khi đếm. Một số nhóm hàng cần kiểm tra ngoại quan, quy cách đóng gói, hạn sử dụng, nhiệt độ, tình trạng niêm phong hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật. Hàng không đạt yêu cầu có thể được đưa vào khu vực quarantine để chờ quyết định xử lý.

Kết quả kiểm tra cần được phân loại rõ ràng, chẳng hạn hàng đạt, hàng chờ kiểm tra thêm, hàng hư hỏng, hàng thiếu số lượng hoặc hàng không đúng chủng loại. Cách phân loại này giúp tránh việc hàng lỗi bị trộn với hàng sẵn sàng xuất kho.

5. Ghi nhận hàng trên hệ thống

Sau khi kiểm đếm và kiểm tra, nhân viên tạo phiếu nhận hàng hoặc cập nhật trạng thái receiving trên WMS, ERP hay phần mềm quản lý kho. Dữ liệu thường gồm mã hàng, số lượng, đơn vị tính, lô, serial, ngày nhận, nhà cung cấp, trạng thái chất lượng và vị trí tạm thời.

Đây là bước kết nối hoạt động vật lý với dữ liệu số. Nếu thông tin trên hệ thống không được cập nhật kịp thời, bộ phận mua hàng, bán hàng, kế hoạch sản xuất và chăm sóc khách hàng có thể đưa ra quyết định dựa trên số liệu không chính xác.

6. Đưa hàng vào vị trí lưu trữ

Sau khi được xác nhận, hàng chuyển sang bước put-away. Hệ thống hoặc nhân viên sẽ xác định vị trí phù hợp dựa trên loại hàng, kích thước, trọng lượng, tần suất xuất, điều kiện bảo quản và nguyên tắc FIFO hoặc FEFO.

Trong kho tự động, WMS có thể gửi lệnh đến WCS để điều phối conveyor, ASRS, shuttle hoặc các thiết bị nâng hạ. Với mô hình sử dụng AGV hoặc AMR, hàng sau receiving có thể được vận chuyển đến khu vực lưu trữ mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào xe nâng thủ công.

Receiving time là gì?

Receiving time là thời gian cần thiết để hoàn tất quá trình tiếp nhận một lô hàng hoặc một đơn giao hàng. Tùy cách đo, receiving time có thể được tính từ lúc xe đến cổng, lúc bắt đầu dỡ hàng, hoặc lúc nhân viên xác nhận tiếp nhận trên hệ thống cho đến khi hàng sẵn sàng được đưa vào lưu trữ.

Doanh nghiệp cần thống nhất điểm bắt đầu và kết thúc khi đo receiving time. Nếu không, số liệu giữa các ca, các kho hoặc các nhà cung cấp sẽ khó so sánh. Một cách tiếp cận phổ biến là theo dõi các khoảng thời gian sau:

• Thời gian chờ tại cổng hoặc chờ cửa dock.
• Thời gian dỡ hàng.
• Thời gian kiểm đếm và đối chiếu chứng từ.
• Thời gian kiểm tra chất lượng.
• Thời gian cập nhật dữ liệu và tạo phiếu nhận.
• Thời gian chuyển hàng từ khu vực receiving đến vị trí lưu trữ.

Receiving time không nên được đánh giá chỉ bằng tốc độ. Nếu xử lý nhanh nhưng thường xuyên sai số lượng, bỏ sót hàng hư hỏng hoặc cập nhật dữ liệu chậm, hiệu quả thực tế vẫn thấp. Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi đồng thời thời gian, độ chính xác và tỷ lệ phát sinh ngoại lệ.

Các chỉ số nên theo dõi trong hoạt động receiving là gì?

Để cải thiện receiving, doanh nghiệp có thể xây dựng nhóm chỉ số phù hợp với đặc điểm kho, thay vì chỉ tập trung vào một chỉ tiêu đơn lẻ:

• Receiving time: thời gian xử lý từ lúc hàng đến đến khi hoàn tất tiếp nhận.
• Độ chính xác khi nhận hàng: mức độ khớp giữa chứng từ, dữ liệu hệ thống và số lượng thực tế.
• Tỷ lệ hàng hư hỏng hoặc không phù hợp: phản ánh chất lượng đóng gói, vận chuyển và kiểm soát đầu vào.
• Thời gian chờ tại dock: cho biết mức độ hiệu quả của việc đặt lịch và phân bổ cửa nhập.
• Tỷ lệ cập nhật dữ liệu đúng thời điểm: bảo đảm tồn kho trên hệ thống phản ánh đúng tình trạng thực tế.

Những lỗi thường gặp khi vận hành receiving

• Không đặt lịch nhận hàng, dẫn đến ùn tắc tại khu vực dock.
• Chỉ đếm số kiện mà không đối chiếu mã hàng, lô hoặc serial.
• Đưa hàng chưa kiểm tra chất lượng vào tồn kho khả dụng.
• Cập nhật dữ liệu chậm so với thời điểm hàng thực tế nhập kho.
• Thiếu quy trình xử lý hàng thừa, thiếu, sai mã hoặc hư hỏng.
• Không phân tách rõ khu vực hàng chờ kiểm tra và hàng đã được xác nhận.

Qua nội dung trên, có thể hiểu receiving là gì qua vai trò của một quy trình kiểm soát hàng hóa đầu vào, không chỉ là hoạt động dỡ và đếm hàng. Receiving chính xác giúp doanh nghiệp duy trì dữ liệu tồn kho đáng tin cậy, rút ngắn thời gian xử lý và tạo nền tảng cho các công đoạn lưu trữ, picking và xuất hàng.

Nếu doanh nghiệp đang muốn cải thiện receiving time hoặc thiết kế kho theo hướng tự động hóa, SIDONN Việt Nam có thể hỗ trợ tư vấn giải pháp WMS/WCS, conveyor, ASRS, AGV/AMR và các hệ thống logistics thông minh phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.