Trong hoạt động sản xuất và logistics, WMS ngày càng được doanh nghiệp quan tâm. Hệ thống này giúp số hóa các hoạt động trong kho. Khi kết hợp với mã vạch, RFID, băng tải, robot AGV/AMR và các thiết bị tự động hóa, WMS còn có thể trở thành trung tâm điều phối của một kho hàng hiện đại. Để hiểu WMS là gì và được ứng dụng như thế nào, bạn đọc hãy theo dõi bài viết dưới đây.
WMS là gì? Tổng quan về hệ thống quản lý kho
Phần mềm WMS là gì?
WMS là viết tắt của Warehouse Management System, nghĩa là hệ thống quản lý kho. Đây là giải pháp phần mềm được thiết kế để kiểm soát và tối ưu các hoạt động diễn ra bên trong kho, đồng thời cung cấp dữ liệu về hàng hóa, vị trí, tồn kho và trạng thái xử lý đơn hàng.
Nói đơn giản, nếu kho là nơi hàng hóa được tiếp nhận, lưu trữ và luân chuyển thì WMS giống như “bộ não” giúp doanh nghiệp biết hàng gì đang ở đâu, số lượng bao nhiêu, nhập lúc nào, cần lấy hàng nào và xuất cho đơn hàng nào.
Một hệ thống WMS có thể quản lý nhiều khu vực trong cùng một kho, từ khu vực nhận hàng, khu lưu trữ, khu picking, đóng gói đến khu chờ xuất. Với những mô hình lớn, WMS còn có thể kết nối với ERP, TMS, hệ thống tự động hóa và các thiết bị thu thập dữ liệu.
Lý do doanh nghiệp cần WMS là gì?
Khi quản lý kho thủ công, nhân viên thường phải dựa vào giấy tờ, Excel hoặc kinh nghiệm cá nhân để xác định vị trí và số lượng hàng hóa. Phương pháp này có thể phù hợp với kho nhỏ nhưng dễ phát sinh vấn đề khi quy mô tăng.
Một số tình trạng thường gặp gồm:
- Không xác định chính xác vị trí hàng hóa.
- Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và số liệu trên hệ thống.
- Mất nhiều thời gian tìm hàng.
- Khó kiểm soát hàng nhập – xuất.
- Khó truy xuất lịch sử di chuyển của hàng hóa.
- Tỷ lệ sai sót khi picking tăng.
- Khó đánh giá hiệu suất nhân viên và từng khu vực kho.
WMS được phát triển để giải quyết những vấn đề này bằng cách chuẩn hóa quy trình và số hóa dữ liệu.
Các chức năng nổi bật của hệ thống WMS là gì?
Quản lý tồn kho
Đây là chức năng cốt lõi. WMS giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng theo SKU, vị trí, lô, serial hoặc trạng thái hàng hóa tùy cấu hình. Doanh nghiệp có thể phân biệt hàng khả dụng, hàng đang giữ, hàng lỗi, hàng chờ kiểm tra hoặc hàng đã được phân bổ cho đơn hàng.
Quản lý lô và hạn sử dụng
Đối với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và những ngành có yêu cầu kiểm soát hạn sử dụng, WMS có thể quản lý theo batch/lot và expiration date. Hệ thống có thể hỗ trợ các nguyên tắc xuất kho như FIFO hoặc FEFO, giúp giảm nguy cơ tồn đọng hàng sắp hết hạn.
Kiểm kê kho
Thay vì đóng kho để kiểm kê toàn bộ vào cuối kỳ, doanh nghiệp có thể thực hiện cycle counting theo kế hoạch. WMS hỗ trợ xác định khu vực hoặc SKU cần kiểm tra, ghi nhận kết quả và đối chiếu với số liệu hệ thống. Khi phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh theo quy trình được phê duyệt.
Báo cáo và phân tích
WMS có thể cung cấp nhiều loại báo cáo liên quan đến tồn kho và vận hành như:
- Tồn kho theo SKU.
- Tồn kho theo vị trí.
- Tình trạng đơn hàng.
- Năng suất picking.
- Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ.
- Hàng tồn lâu ngày.
- Hàng sắp hết hạn.
- Lịch sử nhập – xuất – điều chuyển.
Dữ liệu này giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định dựa trên số liệu thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.
WMS trong logistics được ứng dụng như thế nào?
Tối ưu hoạt động nhập và xuất hàng
WMS trong logistics giúp chuẩn hóa hai dòng hoạt động quan trọng là nhập và xuất hàng. Từ lúc xe đến kho, hàng được tiếp nhận, kiểm đếm, đưa vào vị trí lưu trữ cho đến khi lấy hàng và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, các trạng thái đều có thể được quản lý trên cùng một hệ thống. Điều này đặc biệt hữu ích với các trung tâm phân phối có số lượng đơn hàng lớn và tần suất xuất nhập cao.
Kết nối kho với chuỗi cung ứng
WMS thường không hoạt động độc lập. Hệ thống có thể kết nối với ERP để nhận đơn hàng hoặc dữ liệu mua hàng, đồng thời trao đổi thông tin với TMS và các nền tảng khác. Nhờ khả năng kết nối, dữ liệu không bị phân tách giữa các bộ phận. Khi một đơn hàng được tạo, thông tin có thể được truyền xuống kho để thực hiện picking và packing, sau đó chuyển tiếp sang quy trình giao hàng.
Hỗ trợ kho thương mại điện tử
Thương mại điện tử tạo ra yêu cầu rất cao đối với tốc độ xử lý đơn hàng. Một kho có thể phải xử lý hàng nghìn đơn với nhiều SKU và số lượng mỗi đơn khác nhau. WMS hỗ trợ phân loại đơn, tạo nhiệm vụ picking, tối ưu đường đi của nhân viên và cập nhật trạng thái đơn hàng. Khi kết hợp với băng tải, máy phân loại và robot, quy trình có thể được tự động hóa ở nhiều công đoạn.
Quản lý nhiều kho
Đối với doanh nghiệp có nhiều kho hoặc trung tâm phân phối, WMS giúp quản lý dữ liệu tập trung hoặc đồng bộ giữa các địa điểm. Nhà quản lý có thể theo dõi tồn kho theo từng kho, điều chuyển hàng giữa các địa điểm và phân bổ nguồn hàng theo nhu cầu.
WMS kết hợp với công nghệ tự động hóa
Giá trị của WMS càng rõ rệt khi hệ thống được kết nối với các thiết bị tự động hóa.
WMS và RFID
RFID có thể tự động nhận diện pallet, thùng hàng hoặc tài sản khi đi qua cổng đọc. Dữ liệu sau đó được truyền đến WMS để cập nhật trạng thái.
WMS và robot AGV/AMR
Khi có yêu cầu vận chuyển, WMS hoặc hệ thống điều phối có thể tạo nhiệm vụ cho AGV/AMR. Robot thực hiện việc di chuyển hàng giữa các khu vực, sau đó trả trạng thái về hệ thống.
WMS và AS/RS
Trong kho tự động, WMS có thể kết nối với hệ thống AS/RS để quản lý hàng hóa và tạo nhiệm vụ đưa pallet hoặc thùng hàng vào, ra khỏi hệ thống lưu trữ tự động.
WMS và băng tải
Băng tải giúp vận chuyển hàng giữa các khu vực. Khi kết hợp với WMS, dòng hàng có thể được điều phối theo từng đơn hàng, điểm đến hoặc trạng thái xử lý.
Lợi ích của giải pháp quản lý kho WMS là gì?
Tăng độ chính xác tồn kho
Dữ liệu được cập nhật liên tục theo các giao dịch nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê. Điều này giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào bảng tính và ghi chép thủ công.
Rút ngắn thời gian xử lý đơn
WMS hỗ trợ xác định vị trí hàng, tạo nhiệm vụ picking và sắp xếp quy trình xử lý. Nhờ đó, nhân viên không phải mất quá nhiều thời gian tìm kiếm hàng hóa.
Giảm sai sót
Việc kết hợp mã vạch, RFID và thiết bị di động giúp xác nhận SKU, vị trí và số lượng trong từng bước. Điều này góp phần giảm lỗi lấy nhầm hàng hoặc giao thiếu hàng.
Tối ưu không gian kho
Dữ liệu về vị trí và đặc điểm hàng hóa giúp doanh nghiệp có cơ sở sắp xếp kho hợp lý hơn. Những vị trí có khả năng tiếp cận tốt có thể được ưu tiên cho các SKU có tần suất xuất nhập cao.
Nâng cao khả năng quản trị
Thay vì chỉ nhìn vào số lượng hàng tồn, nhà quản lý có thể theo dõi nhiều chỉ số liên quan đến năng suất, tốc độ xử lý, tình trạng đơn hàng và hiệu quả sử dụng không gian.
WMS là gì? Đây là hệ thống quản lý kho giúp doanh nghiệp số hóa và kiểm soát các hoạt động từ nhập hàng, lưu trữ, quản lý vị trí, kiểm kê, picking, packing đến xuất kho. Khi ứng dụng WMS trong logistics, doanh nghiệp có thể nâng cao độ chính xác, rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng kiểm soát hoạt động kho.