Thuê tàu chợ là gì? Quy trình, chi phí và một số lưu ý

Thuê tàu chợ là hình thức vận chuyển hàng hóa bằng các tuyến tàu biển chạy theo lịch trình và tuyến cố định. Doanh nghiệp không cần thuê toàn bộ con tàu mà chỉ đặt chỗ cho một phần năng lực vận chuyển phù hợp với lô hàng. Theo tin tức Sidonn, đây là lựa chọn phổ biến đối với hàng container, hàng lẻ hoặc các lô hàng có sản lượng chưa đủ lớn để thuê nguyên tàu.

Việc hiểu rõ tàu chợ là gì, cách đặt chỗ, các loại chi phí và điều kiện vận chuyển giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch giao nhận, hạn chế phát sinh tại cảng và lựa chọn phương án logistics phù hợp.

Tàu chợ là gì?

Tàu chợ là tàu vận tải biển hoạt động theo tuyến đường, lịch chạy và cảng ghé được công bố tương đối ổn định. Trong tiếng Anh, mô hình này thường được gọi là liner shipping. Hãng tàu tổ chức khai thác tàu theo mạng lưới, nhận hàng từ nhiều chủ hàng khác nhau và phân bổ hàng hóa vào các container hoặc vị trí vận chuyển phù hợp.

Khác với hình thức thuê nguyên tàu, khách hàng sử dụng tàu chợ thường thực hiện đặt chỗ với hãng tàu hoặc thông qua đại lý, forwarder. Sau khi booking được xác nhận, hàng sẽ được đưa đến cảng hoặc kho theo thời hạn quy định để làm thủ tục đóng hàng, hạ container và xếp lên tàu.

Tàu chợ phù hợp với nhiều loại hàng hóa, đặc biệt là hàng xuất nhập khẩu đóng container. Với hàng lẻ, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ gom hàng container, trong đó nhiều lô hàng của các chủ hàng được tập hợp trong cùng một container.

Thuê tàu chợ hoạt động như thế nào?

Về bản chất, thuê tàu chợ là quá trình đặt chỗ trên một tuyến vận tải biển có sẵn. Doanh nghiệp lựa chọn hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận dựa trên tuyến đi, lịch tàu, thời gian vận chuyển, mức giá và chất lượng dịch vụ.

1. Xác định nhu cầu vận chuyển: cung cấp thông tin về cảng đi, cảng đến, loại hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, loại container và thời gian dự kiến giao hàng.
2. Nhận báo giá và lịch tàu: hãng tàu hoặc forwarder gửi các phương án về cước biển, phụ phí, thời gian cut-off, ngày tàu chạy và thời gian dự kiến đến cảng.
3. Đặt chỗ: doanh nghiệp xác nhận phương án phù hợp. Hãng tàu phát hành thông tin booking và các yêu cầu liên quan đến đóng hàng, hạ bãi.
4. Chuẩn bị hàng và chứng từ: hàng được đóng gói, đóng container hoặc giao cho đơn vị gom hàng. Các chứng từ như hóa đơn thương mại, packing list và thông tin khai báo hải quan cần được chuẩn bị theo từng lô hàng.
5. Hạ container và xếp tàu: container phải được đưa vào cảng trước thời hạn cut-off. Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra, container được xếp lên tàu theo kế hoạch.
6. Theo dõi hành trình và nhận hàng: doanh nghiệp theo dõi trạng thái vận chuyển, xử lý chứng từ vận đơn và phối hợp với bên nhận để làm thủ tục lấy hàng tại cảng đích.

Ưu điểm và hạn chế khi thuê tàu chợ

Ưu điểm

• Phù hợp với nhiều quy mô lô hàng: doanh nghiệp có thể đặt một hoặc vài container thay vì phải thuê toàn bộ tàu.
• Lịch trình tương đối ổn định: các tuyến tàu chợ thường có lịch chạy định kỳ, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch xuất nhập khẩu và tồn kho.
• Mạng lưới cảng rộng: các hãng tàu lớn thường kết nối nhiều cảng thông qua tuyến trực tiếp hoặc trung chuyển.
• Quy trình và chứng từ tiêu chuẩn: việc đặt chỗ, phát hành vận đơn, khai báo hàng hóa và theo dõi lô hàng được tổ chức theo quy trình rõ ràng.
• Dễ kết hợp với dịch vụ logistics khác: doanh nghiệp có thể sử dụng thêm vận tải đường bộ, kho bãi, khai thuê hải quan hoặc dịch vụ gom hàng.

Hạn chế

• Lịch tàu có thể thay đổi do thời tiết, ùn tắc cảng, thiếu thiết bị hoặc điều chỉnh khai thác của hãng tàu.
• Thời gian vận chuyển có thể kéo dài nếu lô hàng phải trung chuyển qua một hoặc nhiều cảng.
• Cước vận tải và phụ phí có thể biến động theo mùa, tình trạng cung cầu, nhiên liệu, tắc nghẽn cảng hoặc khu vực địa chính trị.
• Doanh nghiệp phải tuân thủ chặt thời hạn cut-off. Việc hạ container hoặc gửi chứng từ chậm có thể khiến hàng lỡ chuyến.

Phân biệt tàu chợ và tàu chuyến

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa tàu chợ và tàu chuyến do cả hai đều được sử dụng trong vận tải biển. Tuy nhiên, hai hình thức này khác nhau về cách khai thác, đối tượng hàng hóa và phương thức tính cước.

Với hàng xuất nhập khẩu đóng container có sản lượng không quá lớn, thuê tàu chợ thường là lựa chọn thực tế hơn. Ngược lại, hàng rời số lượng lớn, hàng siêu trường siêu trọng hoặc hàng cần thiết kế phương án vận chuyển riêng có thể phù hợp với tàu chuyến.

Các chi phí cần lưu ý khi thuê tàu chợ

Giá thuê tàu chợ không chỉ bao gồm cước biển. Khi so sánh báo giá, doanh nghiệp nên yêu cầu bảng phân tách rõ các khoản phí để đánh giá đúng tổng chi phí logistics.

• Cước vận tải biển: khoản phí chính để vận chuyển container từ cảng đi đến cảng đích.
• Phí tại cảng: có thể bao gồm phí xếp dỡ, khai thác container, chứng từ hoặc các khoản thu theo quy định của cảng và hãng tàu.
• Phụ phí nhiên liệu, tỷ giá hoặc mùa cao điểm: áp dụng tùy tuyến và thời điểm.
• Phí local charges: các khoản phí phát sinh ở đầu đi hoặc đầu đến, tùy điều kiện thương mại và thỏa thuận dịch vụ.
• Phí lưu container, lưu bãi: phát sinh nếu container hoặc hàng không được lấy, hạ hoặc hoàn trả đúng thời hạn miễn phí.
• Chi phí vận chuyển nội địa: vận chuyển từ kho đến cảng đi và từ cảng đích đến kho nhận hàng.

Để kiểm soát ngân sách, doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí từ kho đến kho thay vì chỉ nhìn vào cước biển. Đồng thời, cần kiểm tra thời gian miễn phí tại cảng, điều kiện lấy container rỗng, quy định về hàng nguy hiểm và trách nhiệm khi hàng bị chuyển tải.

Lưu ý để thuê tàu chợ hiệu quả

1. Cung cấp thông tin hàng hóa chính xác: sai lệch về trọng lượng, kích thước, mã hàng hoặc tính chất nguy hiểm có thể dẫn đến điều chỉnh cước, từ chối vận chuyển hoặc chậm thông quan.
2. Đặt chỗ sớm vào mùa cao điểm: việc đặt booking sớm giúp tăng khả năng giữ chỗ và chủ động phương án nếu lịch tàu thay đổi.
3. Kiểm tra điều kiện vận đơn: cần thống nhất bên phát hành vận đơn, cảng nhận hàng, cảng giao hàng, thời gian lấy hàng và các yêu cầu về chứng từ.
4. Đối chiếu cut-off: theo dõi riêng thời hạn hạ container, thời hạn gửi hướng dẫn lập vận đơn và thời hạn khai báo liên quan.
5. Chuẩn hóa dữ liệu lô hàng: quản lý tập trung booking, container, lịch tàu, chứng từ và trạng thái giao nhận giúp giảm lỗi nhập liệu và hạn chế bỏ sót thời hạn.

Trong chuỗi logistics hiện đại, dữ liệu từ hoạt động thuê tàu chợ nên được kết nối với hệ thống quản lý vận tải, kho và đơn hàng. Các giải pháp WMS, WCS hoặc nền tảng điều phối logistics có thể hỗ trợ đồng bộ thông tin giữa kho, bộ phận xuất nhập khẩu, forwarder và đơn vị vận tải. SIDONN Việt Nam cung cấp các giải pháp logistics thông minh và tự động hóa, giúp doanh nghiệp tăng khả năng theo dõi, phối hợp và kiểm soát vận hành trong chuỗi cung ứng.

Thuê tàu chợ là phương án linh hoạt cho doanh nghiệp cần vận chuyển hàng hóa bằng đường biển nhưng không có nhu cầu thuê nguyên tàu. Việc lựa chọn đúng tuyến, kiểm tra tổng chi phí, tuân thủ cut-off và quản lý tập trung dữ liệu booking sẽ giúp giảm rủi ro, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả logistics. Khi cần tối ưu hoạt động kho vận và kết nối dữ liệu trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp tự động hóa và logistics thông minh từ SIDONN Việt Nam.