Hệ thống TMS: Giải pháp quản lý vận tải thông minh

Trong hoạt động logistics, vận tải, nếu vẫn quản lý bằng bảng tính, điện thoại hoặc các phần mềm rời rạc, doanh nghiệp khó kiểm soát chi phí, tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ. Hệ thống TMS ra đời để giải quyết bài toán này bằng cách số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý vận tải.

Một hệ thống quản lý vận tải TMS có thể hỗ trợ tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch vận chuyển, tối ưu tuyến đường, phân công phương tiện, theo dõi thực hiện, đối soát chi phí và đánh giá hiệu suất. Khi được kết nối với WMS, ERP, nền tảng thương mại điện tử hoặc thiết bị IoT, TMS trở thành một thành phần quan trọng trong hệ sinh thái logistics hiện đại.

Hệ thống TMS là gì?

Hệ thống TMS, viết tắt của Transportation Management System, là phần mềm quản lý vận tải giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, điều phối, giám sát và phân tích các hoạt động vận chuyển hàng hóa. TMS có thể được triển khai cho vận tải nội bộ, vận tải thuê ngoài hoặc mô hình kết hợp giữa nhiều đơn vị vận chuyển.

Hiểu đơn giản TMS là gì? Đây là nền tảng tập trung dữ liệu vận tải vào một hệ thống thống nhất. Thay vì nhân sự phải xử lý đơn hàng, gọi điện cho tài xế, kiểm tra tiến độ và tổng hợp chi phí thủ công, TMS hỗ trợ thực hiện các công việc này theo quy trình có cấu trúc và khả năng tự động hóa cao hơn.

Phạm vi sử dụng của TMS trong logistics khá rộng, từ doanh nghiệp sản xuất, phân phối, bán lẻ, thương mại điện tử đến đơn vị 3PL, 4PL và các nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Hệ thống có thể được cấu hình theo đặc thù hàng hóa, mô hình giao nhận, khu vực hoạt động và chính sách chi phí của từng doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý vận tải TMS?

Vận tải là một trong những khoản chi phí lớn và có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Khi số lượng đơn hàng tăng, việc điều phối thủ công dễ phát sinh giao trễ, xe chạy rỗng, giao sai địa chỉ, không tận dụng được tải trọng hoặc khó xác định nguyên nhân chi phí tăng.

Hệ thống TMS giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân sang quản trị dựa trên dữ liệu. Các bộ phận liên quan có thể sử dụng cùng một nguồn thông tin về đơn hàng, phương tiện, tuyến đường, trạng thái giao hàng và chi phí. Nhờ đó, quy trình phối hợp giữa kho, vận tải, chăm sóc khách hàng, kế toán và nhà cung cấp được minh bạch hơn.

• Giảm thao tác thủ công: hạn chế nhập liệu lặp lại, tổng hợp dữ liệu bằng bảng tính và trao đổi thông tin phân tán.
• Nâng cao khả năng lập kế hoạch: hỗ trợ ghép đơn, phân bổ tải trọng, chọn phương tiện và xây dựng tuyến phù hợp.
• Kiểm soát tiến độ giao hàng: cập nhật trạng thái vận chuyển và phát hiện sớm các trường hợp có nguy cơ chậm giao.
• Quản lý chi phí rõ ràng: theo dõi cước, phụ phí, chi phí nhiên liệu, phí cầu đường và các khoản phát sinh theo từng chuyến hoặc đơn hàng.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: cung cấp thông tin giao hàng chính xác hơn và hỗ trợ xử lý nhanh các yêu cầu tra cứu.

Các chức năng cốt lõi của TMS trong logistics

Tiếp nhận và quản lý đơn vận chuyển

TMS tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ nhiều nguồn như ERP, WMS, hệ thống bán hàng, sàn thương mại điện tử hoặc dữ liệu do nhân viên nhập trực tiếp. Mỗi đơn hàng có thể được quản lý theo các thông tin như địa điểm lấy và giao hàng, thời gian yêu cầu, loại hàng, khối lượng, số kiện, điều kiện bảo quản và yêu cầu đặc biệt.

Việc tập trung dữ liệu giúp bộ phận điều phối có cái nhìn đầy đủ trước khi đưa ra phương án vận chuyển. Hệ thống cũng có thể kiểm tra trạng thái đơn, hạn chế bỏ sót yêu cầu hoặc tạo trùng lệnh vận chuyển.

Lập kế hoạch và tối ưu tuyến đường

Đây là nhóm chức năng quan trọng của hệ thống quản lý vận tải TMS. Dựa trên địa điểm giao nhận, khung giờ, tải trọng, loại phương tiện, năng lực tài xế và các ràng buộc vận hành, TMS hỗ trợ xây dựng kế hoạch giao hàng phù hợp.

Tùy cấu hình, hệ thống có thể hỗ trợ gom nhiều đơn vào cùng chuyến, sắp xếp thứ tự điểm dừng, phân chia khu vực giao nhận và so sánh các phương án tuyến. Quyết định cuối cùng vẫn cần xét đến điều kiện thực tế như tình trạng giao thông, quy định giờ cấm tải, đặc thù địa bàn và yêu cầu của khách hàng.

Điều phối phương tiện và tài xế

TMS cho phép quản lý danh sách phương tiện, tài xế, nhà vận chuyển và trạng thái sẵn sàng của từng nguồn lực. Nhân viên điều phối có thể phân công lệnh vận chuyển, gửi thông tin chuyến đi, cập nhật thay đổi và theo dõi việc thực hiện trên cùng một nền tảng.

Đối với doanh nghiệp thuê ngoài vận tải, TMS có thể hỗ trợ phân bổ đơn cho nhiều nhà cung cấp theo khu vực, loại dịch vụ, mức giá hoặc năng lực đáp ứng. Dữ liệu thực hiện cũng là cơ sở để đánh giá chất lượng nhà vận chuyển theo các tiêu chí đã thống nhất.

Theo dõi hành trình và trạng thái giao hàng

Thông qua tích hợp GPS, ứng dụng tài xế hoặc các thiết bị kết nối, hệ thống có thể cập nhật trạng thái chuyến hàng theo từng mốc: đã nhận lệnh, đã lấy hàng, đang vận chuyển, đến điểm giao, giao thành công hoặc giao không thành công. Doanh nghiệp có thể thiết lập cảnh báo khi phương tiện đi lệch tuyến, dừng lâu bất thường hoặc có nguy cơ không đáp ứng thời gian giao.

Khả năng theo dõi này giúp bộ phận chăm sóc khách hàng chủ động cung cấp thông tin, đồng thời giúp quản lý xác định nhanh điểm nghẽn trong quá trình vận chuyển.

Quản lý cước và đối soát

TMS hỗ trợ thiết lập bảng giá theo tuyến, khu vực, loại xe, trọng lượng, số lượng, khoảng cách hoặc loại dịch vụ. Sau khi chuyến vận chuyển hoàn tất, dữ liệu thực tế có thể được dùng để đối chiếu với báo giá, hợp đồng và chứng từ liên quan.

Chức năng đối soát giúp hạn chế sai lệch trong thanh toán, nhận diện phụ phí bất thường và phân tích chi phí theo khách hàng, đơn hàng, tuyến hoặc nhà vận chuyển. Khi kết nối với hệ thống kế toán hoặc ERP, quy trình thanh toán có thể được liên thông tốt hơn.

Báo cáo và phân tích hiệu suất

Hệ thống TMS thường cung cấp báo cáo về tỷ lệ giao đúng hẹn, thời gian vận chuyển, tỷ lệ giao thành công, mức sử dụng phương tiện, chi phí theo chuyến và hiệu suất của nhà vận chuyển. Doanh nghiệp có thể sử dụng các dữ liệu này để điều chỉnh kế hoạch, thương lượng dịch vụ hoặc cải thiện quy trình giao nhận.

Cách lựa chọn hệ thống TMS phù hợp

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần một hệ thống TMS có mức độ phức tạp giống nhau. Việc lựa chọn nên bắt đầu từ quy mô vận hành, loại hình vận tải, số lượng đơn hàng, cơ cấu đội xe và mục tiêu quản trị.

• Xác định bài toán ưu tiên: doanh nghiệp cần giảm chi phí, cải thiện giao đúng hẹn, quản lý thuê ngoài hay tăng khả năng theo dõi đơn hàng?
• Đánh giá khả năng tích hợp: TMS nên có khả năng kết nối với ERP, WMS, phần mềm bán hàng, GPS, ứng dụng tài xế và các nền tảng liên quan.
• Kiểm tra tính linh hoạt: hệ thống cần hỗ trợ nhiều mô hình giao hàng, bảng giá, loại phương tiện, quy trình phê duyệt và chính sách vận hành.
• Quan tâm đến dữ liệu và bảo mật: cần phân quyền người dùng, lưu vết thao tác, sao lưu dữ liệu và kiểm soát quyền truy cập.
• Đánh giá khả năng mở rộng: nền tảng nên đáp ứng được sự tăng trưởng về đơn hàng, kho, khu vực và số lượng đối tác vận tải.
• Xem xét trải nghiệm người dùng: giao diện dễ sử dụng giúp rút ngắn thời gian đào tạo và tăng khả năng áp dụng thực tế.

Hệ thống TMS là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện hoạt động vận tải, từ lập kế hoạch, điều phối, theo dõi đến đối soát và phân tích. TMS trong logistics đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nhiều tuyến giao nhận, đội xe nội bộ hoặc mạng lưới nhà vận chuyển phức tạp.

Để lựa chọn và triển khai đúng hướng, doanh nghiệp cần bắt đầu từ bài toán vận hành thực tế, dữ liệu hiện có và khả năng tích hợp với hệ thống kho, ERP cùng các thiết bị tự động hóa. Với kinh nghiệm trong logistics thông minh và tự động hóa, SIDONN Việt Nam có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc phân tích nhu cầu, kết nối các giải pháp và xây dựng kiến trúc vận hành phù hợp. Hãy liên hệ SIDONN để trao đổi về định hướng ứng dụng TMS cho mô hình của doanh nghiệp.